Sicher kennen viele von Ihnen mittlerweile eine Reihe von Schlagworten aus der agilen Welt wie Scrum, Sprint, Innovationslabor oder Design Thinking. Insbesondere IT-Unternehmen und auch Unternehmen, die man dem New Work Sektor zurechnet, setzen immer häufiger Methoden und Techniken aus dem „agilen Universum“ auch in ihrem Tagesgeschäft ein. Mit einigen agilen Techniken wie Planning Poker oder Lunch Roulette haben wir uns hier im Blog bereits beschäftig.
Heute möchte ich Ihnen das Burn-Down-Chart näherbringen. Dieses Tool ist ein Einzelwerkzeug aus dem Scrum und wird deshalb auch als Sprint-Burn-Down bezeichnet. Es ist ein visuelles Planungs-, Kontroll- und Steuerungstool. Mit einem Burn-Down-Chart wird visualisiert, wie viel Arbeit (Restaufwand) zu einem bestimmten Zeitpunkt noch zu realisieren ist. Aus meiner Sicht ein einfaches und auch völlig unabhängig von Scrum anwendbares Werkzeug mit hoher Aussagekraft. Es sagt aus, ob ein aufgestelltes Ziel noch im Plan ist oder ob die Zielerreichung gefährdet ist. Burn-Down-Charts helfen Risiken sehr früh zu erkennen, wenn sie regelmäßig betrachtet und aktualisiert werden. Bei Abweichungen vom Plan können zeitnah Gegenmaßnahmen eingeleitet werden.
Ich möchte Ihnen zur Veranschaulichung dazu zwei Beispiele vorstellen.
Beispiel 1: Meine Kollegin Maike Jacobsen und ich haben das Ziel, Ihnen jährlich 100 Blogartikel mit interessanten Inhalten zur Verfügung zu stellen. Bei 12 Monaten macht dies je Monat gut 8 Artikel. Monatlich überprüfen wir im Team unser Burn-Down-Chart und legen fest, ob wir die Aktivitäten intensivieren müssen und ob die Zielerreichung realistisch ist.
Effekte für uns sind vor allem:
- Motivation: Ausrichtung des Blog-Teams auf ein gemeinsames Ziel
- Arbeitsteilung: Gegenseitige Unterstützung, wenn das Gesamtziel nicht erreicht wird
Die Grafik zeigt eine relativ kontinuierliche Einstellung von Artikeln. Ist und Soll liegen relativ nahe beieinander.
Beispiel 2: Ein Vertriebsteam bestehend aus 5 Personen hat die Aufgabe, innerhalb von zwei Arbeitswochen 160 Neukunden anzusprechen. Je Arbeitstag sind dies für das Team 16 Neukunden. Nach Anlegen des Burn-Down-Charts findet zu Beginn der Arbeit täglich ein 10 Minuten-Meeting statt. In diesem wird der erreichte Zwischenstand ausgewertet und das Team legt Maßnahmen fest, wie mit Abweichungen umgegangen wird.
Die Grafik zeigt die „Aufholjagd des Vertriebsteams.
Mein Fazit:
Das Burn-Down-Chart ist ein sehr einfaches und in unterschiedlichen Arbeitsteams und Teamkonstellationen einsetzbares Hilfsmittel. Damit es funktioniert, muss das Chart gemeinsam mit dem Team erstellt werden. Eine kontinuierliche Pflege sowie der Austausch im Team sind unabdingbar.