Digitale Personalakte: Eine kurze Einführung

von Marie Brämer

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Die Digitalisierung macht auch vor der Personalarbeit nicht halt. Immer mehr Unternehmen führen eine sogenannte digitale Personalakte ein, um auch im Personalmanagement zukunftsfähig zu sein. Doch was ist eine Digitale Personalakte? Warum ist die Einführung sinnvoll?

Digitale Personalakten sind ein zentraler Baustein für eine papierarme Personalarbeit mit einer hohen Datenverfügbarkeit und -aktualität. Die elektronische Personalakte unterscheidet sich lediglich von der Gestalt, nicht aber inhaltlich von der analogen Papiervariante. Sie umfasst alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Informationen über eine Arbeitnehmerin oder einen Arbeitnehmer (Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen, Gehaltsentwicklung, Lohnsteuerkarte, Sozialversicherungsnachweis, Urkunden, Beurteilungen, Vertragsunterlagen, …). Diese Personaldokumente werden in ein digitales Dokumentenmanagementsystem eingepflegt und dort zentral verwaltet. Damit wird ein dezentraler Zugriff für berechtigte Personen möglich.

Unternehmen haben zwei Möglichkeiten für die Digitalisierung der Personalakte. Die digitale Personalakte kann einerseits cloudbasiert via Webbrowser oder andererseits direkt auf dem firmeneigenen Server bzw. auf einzelnen Firmenrechnern betrieben und abgelegt werden. Viele Unternehmen setzen aus Datenschutzbefürchtungen noch auf die Ablage auf Firmenrechnern. Immer mehr Unternehmen verwenden jedoch cloudbasierte Lösungen, die einen mobilen und ortsunabhängigen Zugriff ermöglichen. Gleichzeitig bieten diese Lösungen ein besseres Management von Updates.

Welche Vorteile hat eine digitale Personalakte?

In Abhängigkeit von der gewählten Softwarelösung für die digitale Personalakte bieten sich vielfältige Vorteile:

  • Schnelles Auffinden von Dokumenten
  • Automatische Erinnerung an Fristen oder Daten (z. B. Ende der Probezeit, Elternzeit)
  • Auswertung von spezifischen Daten
  • Platz- und Kosteneinsparung (Reduktion von Papier und Aktenordnern)
  • Sicherheit durch Berechtigungskonzepte (Personen, die auf Akten zugreifen können)
  • Ortsunabhängiger Zugriff für berechtigte Personen
  • Verbesserung der Revisionssicherheit
  • Erhöhung des Images der Personalabteilung

Wie sieht ein guter Einführungsprozess aus?

Für eine erfolgreiche Einführung der digitalen Personalakte müssen die folgenden vier Schritte berücksichtigt werden:

  1. Zuerst müssen die Anforderungen definiert werden. Dazu gehören die Anzahl der Mitarbeitenden, die in das System überführt werden sollen und die Informationen, die in der digitalen Personalakte abgelegt werden.
  2. Daraufhin muss die passende Software für die digitale Personalakte ausgewählt werden. Wichtig ist, darauf zu achten, dass die Anforderungen mit den Funktionalitäten der Software zusammenpassen. Die Bedienbarkeit und die Integrierbarkeit in bestehende Systeme sowie der Datenschutz sind dabei entscheidend.
  3. Ist die Entscheidung für eine Software gefallen, müssen die Papierdokumente digitalisiert werden. Hierbei muss entschieden werden, ob das Scanning von einem externen Dienstleister oder der Personalabteilung selbst übernommen werden soll. Idealerweise wird ein externer Dienstleister engagiert, der das Scanning und die Digitalisierung übernimmt.
  4. Liegen alle Dokumente in elektronischer Form vor, müssen die Stammdaten überführt werden. Da die Personalakten vertrauliche Informationen enthalten, müssen Berechtigungen für den Zugriff festgelegt werden.
  5. Um die Einführung der digitalen Personalakte zu optimieren, empfiehlt sich eine Testphase, in der sichergestellt werden kann, dass die Funktionen der Software funktionieren.