Immer mehr Vorgesetzte führen ihre Mitarbeiter:innen über mehrere Standorte verteilt. Während der Corona-Pandemie ist diese Art der Führung für die meisten Führungskräfte zum neuen Normal geworden. Jedoch sind viele Führungskräfte nicht systematisch auf diese neuen Herausforderungen vorbereitet, die diese Form von Führung mit sich bringt. Dies zeigt auch eine Studie des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) aus dem Jahr 2021.
Im Folgenden möchte ich Führungskräften einige Anregungen geben, wie sie ihre Führung auf Distanz verbessern können.
Was sind die wichtigsten Herausforderungen mit denen Führungskräfte konfrontiert sind, wenn Mitarbeiter:innen über Distanz geführt werden?
Eine, wenn nicht sogar die größte Herausforderung ist das Erzeugen von Nähe und Verbundenheit trotz der räumlichen Distanz für jede/n Mitarbeiter:in und das Team insgesamt. Hierzu benötigen Führungskräfte eine hohe kommunikative Kompetenz sowie ein ausreichendes Zeitbudget.
Informelle Kommunikation und kurze Informationswege im Büro fallen bei der Arbeit auf Distanz weg oder werden sehr stark reduziert. Hier müssen Führungskräfte über die technischen Möglichkeiten und Kompetenzen verfügen. Ferner gilt es durch ein erweitertes Zeitbudget für Kommunikation ausreichend Kompensationsmöglichkeiten zu erschließen.
Die fehlende informelle Kommunikation und die verringerten Face-To-Face-Kontaktmöglichkeiten bergen die Gefahr, dass die Bindung im Team reduziert wird. Gleichzeitig können durch die veränderte Kommunikation und Zusammenarbeit Konflikte oder Probleme entstehen, die schwerer und oftmals später zu erkennen sind.
Auch die Steuerung und die Beurteilung der Mitarbeiter:innen, die außerhalb des direkten, persönlichen Kontaktes mit der Führungskraft arbeiten, wird erheblich erschwert. Dies kann dazu führen, dass Mitarbeiter:innen sich „verstecken“ oder „vernachlässigt“, im schlimmsten Fall „vergessen“ werden.
10 Tipps, die Ihnen helfen, die Führung auf Distanz zu verbessern
Es gibt eine Vielzahl von Ansatzpunkten für die Gestaltung der Führung auf Distanz. Grundvoraussetzung für gutes Gelingen ist das entsprechende Mindset bei der Führungskraft selbst. Folgende 10 Tipps haben sich in der praktischen Umsetzung bewährt:
- Erarbeiten Sie sich eine klare Vorstellung von Ihrer Führung auf Distanz und kommunizieren Sie diese Ihren Mitarbeiter:innen verständlich!
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren Mitarbeiter:innen einen entsprechenden Vertrauensvorschuss für mehr selbständiges Arbeiten geben! Verabschieden Sie sich von der Vorstellung, alles und jeden ständig unter Kontrolle zu haben! Klären Sie in diesem Zusammenhang die Entscheidungsspielräume mit den einzelnen Mitarbeiter:innen!
- Vereinbaren Sie mit den Teammitgliedern, wie Aufgabenübergabe, Ergebnisrückmeldung und Feedback gestaltet werden!
- Vereinbaren Sie klare Regeln zu den Erreichbarkeitszeiten mit den Teammitgliedern und achten Sie auf deren Einhaltung! Stellen Sie in diesem Kontext sicher, dass auch Sie für die Teammitglieder zu vereinbarten Zeiten erreichbar sind!
- Achten Sie darauf, dass Mitarbeiter:innen sich gesundheitsgerecht verhalten! Dazu gehört insbesondere die bewusste Gestaltung von Pausen und Erholungszeiten!
- Führen Sie feste und gut strukturierte Meetings mit dem gesamten Team durch! Schaffen Sie in diesen Meetings ausreichend Raum für Socializing und informellen Austausch!
- Führen Sie mit jedem Teammitglied mindestens einmal in der Woche ein persönliches Gespräch über Videocall oder Telefon!
- Geben Sie jedem Teammitglied ein regelmäßiges Feedback zu den individuellen Arbeitsergebnissen und führen Sie Reviews zur Zusammenarbeit mit dem gesamten Team durch!
- Sorgen Sie im Team für ausreichend Transparenz, wer gerade an welchen Aufgaben arbeitet! Nutzen Sie unterstützend dafür geeignete IT-Möglichkeiten und Zusammenarbeitstools!
- Sorgen Sie dafür, dass alle Teammitglieder über ausreichend Fähigkeiten zum Umgang mit den Zusammenarbeitstools verfügen!
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