Täglich befinde ich mich mittlerweile in mehreren Online-Meetings. Dabei bin ich manchmal Teilnehmer, manchmal Referent und meistens Moderator. Aus langjähriger Moderationserfahrung weiß ich um die Fallstricke in Meetings, die zu Zeitverlust, schlechter Kommunikation und nur teilweise befriedigenden Ergebnissen führen. Diese Fallstricke lauern auch in Online-Konferenzen und einige weitere kommen aufgrund der erschwerten Rahmenbedingungen hinzu.
Was kann getan werden, um Online-Konferenzen produktiver und trotzdem für Teilnehmende und Moderierende stressfrei zu gestalten? Dazu möchte ich Ihnen heute einige aus meiner Sicht gar nicht so schwer umsetzbare Tipps geben.
1. Gute Vorbereitung
Dazu gehört auch bei Online-Meetings aus meiner Sicht das Versenden einer Einladung an die Teilnehmenden mit einer inhaltlichen und zeitlichen Struktur. Empfehlenswert ist auch das Versenden von Fragestellungen oder Präsentationen an die Teilnehmenden. So können sich alle auf die einzelnen Tagesordnungspunkte vorbereiten und während des Online-Meetings wird Zeit gespart.
In Abhängigkeit vom Anlass des Meetings kann es eine Standardtagesordnung oder eine auf den speziellen Anlass zugeschnittene Agenda geben. Ein Beispiel für so eine Standardagenda finden Sie unten abgebildet.
Online-Team-Montagsmeeting (Standtagesordnung)
- 9:00 Uhr Begrüßung, Tagesordnung
- 9:05 Uhr Rückblick der Teammitglieder auf die Ergebnisse der vergangenen Woche
- 9:15 Uhr Aktuelle Wochenplanung des Teams
- 9:45 Uhr Infos der Teamleitungen
- 9:55 Uhr Kurzfeedback
- 10:00 Uhr Ende des Meetings
2. Klare Rollenverteilung im Meeting
Grundsätzlich können drei Rollen in Meetings, auch in Online-Meetings unterschieden werden. Es empfiehlt sich eine klare Trennung zwischen Moderatorinnen bzw. Moderatoren, Referierenden bzw. Personen, die einen Input geben und Teilnehmenden zu machen. Bei größeren Gruppen oder schwierigen Themen kann es sinnvoll sein, die Moderationsaufgaben auf zwei Personen zu verteilen. Zu diesen gehören Moderationsaufgaben gehören, die Gesprächsführung, das Steuern von Umfragen, das Entgegennehmen von Fragen aus dem Chat, das Zeitmanagement und die Visualisierung von (Zwischen-)Ergebnissen auf dem Desktop bzw. bei Application-Sharing-Anwendungen.
3. Sicherheit im Umgang mit den technischen Features
Die Sicherheit im Umgang mit der Technik trägt enorm zur Produktivität von Online-Meetings bei. Besonders wichtig ist dies für die Moderierenden. Jedoch sollten auch die Teilnehmenden entweder im Vorfeld geschult werden oder eine kurze Einweisung zu Beginn des Meetings erhalten.
TIPP: Versuchen Sie nicht von Beginn an alle Funktionen Ihres Videokonferenzsystems auszureizen. Nutzen Sie die wirklich wichtigen Funktionen und verschaffen Sie sich und Teilnehmenden Sicherheit durch häufige Anwendung.
4. Spielregeln und Meetingetikette
Einige wenige Regeln und Verhaltensweisen können Online-Meetings zu besseren Ergebnissen in kürzerer Zeit und mit weniger Missverständnissen verhelfen. Dazu gehören für Moderierende:
- Schalten Sie zu Beginn des Meetings alle Teilnehmenden stumm!
- Begrüßen Sie als Moderator alle Teilnehmenden nacheinander (z. B. in alphabetischer Reihenfolge) und verbinden Sie dies mit einem kleinen Technikcheck!
- Vereinbaren Sie mit den Teilnehmenden, ob eine Zuschaltung per Video erfolgen soll. Beachten Sie, dass sich dies auf die Übertragungsqualität und -geschwindigkeit negativ auswirken kann!
- Vereinbaren Sie eine klare Form der Wortmeldung. Manche Meetingsysteme bieten dafür eine spezielle Meldefunktion. Insofern diese Funktion nicht vorhanden ist, kann der Chat genutzt werden, um die Redereihenfolge zu steuern. Wortmeldungen über das Video der Teilnehmenden sind für Moderierende in Online-Gruppen mit mehr als vier Teilnehmenden schwer zu handhaben!
- Erläutern Sie in Ihrer Moderation jeweils die nächsten Arbeitsschritte durch kurze klare Anweisungen (z. B. „Ich übergebe jetzt an Fritz Meyer das Wort!“, z. B. „Bitte laden Sie sich die Präsentation nun aus dem Uploadbereich!“)!
- Schließen Sie alle Anwendungen und Fenster, die Sie nicht für die Online-Konferenz benötigen!
Diese Regeln empfehlen sich für alle Teilnehmenden:
- Seien Sie pünktlich zum Meeting und wählen Sie sich rechtzeitig ein!
- Stelle Sie Ruhe in Ihrem Arbeitsumfeld sicher und vermeiden Sie Ablenkungen jeglicher Art (nebenbei Mails lesen, Handyklingeln, Kollegen)!
- Lassen Sie die anderen Teilnehmenden ausreden und melden Sie sich, wenn Sie selbst einen Wortbeitrag halten wollen!
- Wenn Sie nicht dran sind, schalten Sie das Mikro auf stumm!
- Legen Sie sich etwas zu schreiben bereit, um sich Notizen zu machen!
- Essen und Trinken Sie nicht während des Meetings!
Zum Abschluss noch ein kurzes Video, das anschaulich zeigt, was auch in sehr wichtigen Online-Konferenzen daneben gehen kann.