Das Zusammenarbeit in örtlich verteilten und zeitlich versetzen Teams gewinnt gegenwärtig enorm an Bedeutung. Damit die Zusammenarbeit über mehrere Orte hinweg und zeitunabhängig funktioniert, benötigen Teams sogenannte Collaboration Tools (collaboration bedeutet Zusammenarbeit). Collaboration Tools machen bei guter Nutzung Teams effizienter, weil sie den Austausch erleichtern und Teammitgliedern helfen, den Überblick zu behalten.
Expert*innen sehen die aktuelle Krisensituation als möglichen Durchbruch für viele dieser häufig webbasierten Zusammenarbeits-Tools. Aus diesem Grund nehme ich in diesem Artikel zunächst eine kurze Systematisierung von verschiedenen Tools vor. In weiteren Blogbeiträgen stellen wir Ihnen dann in den kommenden Wochen nach und nach einzelne Werkzeuge vor.
Einige dieser Tools setzen Sie sicher bereits schon ein, von anderen haben Sie gehört und die dritte Kategorie sind die Werkzeuge, die Sie evtl. in naher Zukunft nutzen.
Verschaffen Sie sich mit Hilfe unserer Liste zunächst einen groben Überblick und prüfen Sie Ihr Toolwissen und Collaborationspotenzial! Vielleicht regen Sie uns auch an weitere nützliche Tools aufzunehmen und vorzustellen.
Dokumentenverwaltung
Dropbox ist wohl die bekannteste Software der Dokumentenverwaltung. Dateien können in einem Ordner abgelegt und anderen User*innen freigegeben werden. Die Bedienung ist einfach und praxisorientiert.
Die webbasierte Textverarbeitung SMASHDOC’s ermöglicht ein einfaches, schnelles und gemeinsames Schreiben, Überarbeiten und Produzieren von Dokumenten.
Box ist eine Alternative zu Dropbox und bietet ähnliche Funktionen.
Projektmanagement
Die webbasierte Projektmanagementsoftware Trello bietet zahlreiche Funktionen zur effizienten Arbeit an einem Projekt und überzeugt durch die visuellen Darstellungen mittels Boards.
Redbooth kann in Verbindung mit Tools der Dokumentenverwaltung wie Dropbox oder Google Drive genutzt werden. Dateien können zu Projekten, Aufgaben und Unteraufgaben zugeordnet werden.
Das besonders flexible Tool smartsheet ermöglicht die gemeinsame Arbeit aller Projektmitglieder über intelligente und interaktive „smartsheets“.
Wissensmanagement
Evernote ermöglicht Informationen über virtuelle Notizbücher auf mobilen Geräten und unabhängig vom Betriebssystem abzurufen.
Die Open-Source Software Twiki dient dem Wissens- und Dokumentenmanagement. Alle Änderungen werden protokolliert und sind daher nachvollziehbar.
MediaWiki ist die bekannteste und eine sehr einfache Form zur Erstellung eines Wikis. Es basiert auf der gleichen Software wie das Internetlexikon Wikipedia, bietet die gleichen Funktionen und wird ebenso stetig weiterentwickelt.
Kommunikation
Mit Slack können „Unterhaltungen“ themenspezifisch archiviert und organisiert werden. Zusätzlich zu Chat und Telefonie bietet das Tool die Möglichkeit, Dokumente zu teilen und zu bearbeiten.
Yammer dient als soziales Netzwerk für Unternehmen. Es ermöglicht einen Wissensaustausch, das Teilen und Bearbeiten von Dokumenten sowie eine unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Zusammenarbeit und Kommunikation.
Hinzu kommen verschiedenste Online-Konferenzprogramme bzw. -dienste.
MindMapping
Coggle ermöglicht eine besonders einfache Erstellung von farbigen MindMaps. Auch wenn das Programm nur recht wenige Funktionen bietet, ist die Arbeit in Teams möglich.
MindMeister ermöglicht Anwendenden sowohl offline als auch online die Erstellung und Bearbeitung von Mindmaps. Dem Spielraum der Visualisierung sind bei MindMeister kaum Grenzen gesetzt und so erhalten Anwender*innen eine besonders hohe Flexibilität.
Aufgabenverwaltung
Der Online-Dienst Wunderlist bietet u. a. die Möglichkeit, Deadlines zu setzen, Erinnerungen einzustellen und Aufgaben zu delegieren. Die nutzereigene ToDo-Liste kann außerdem vielfältig bearbeitet werden.
Mit Microsoft To Do können digitale Aufgabenlisten erstellt werden. Einträge können mit Notizen, sowie Unteraufgaben versehen werden. Weitere Features sind das Anhängen von Dateien und eine Erinnerungsfunktion.
Zeiterfassung
Toggl ist einfach zu bedienen: aktuelle Tätigkeit eintragen, Timer starten und bei Beendigung der Tätigkeit stoppen. Mit dem Tool lassen sich Reportings sowie anschauliche Charts und Timelines generieren.
Timebutler ermöglicht auch im Homeoffice die Dokumentationspflicht der Arbeitszeiten. Neben Stundenerfassung bietet Timebutler Urlaubsanträge, Überstundenverwaltung und die Dokumentation von Abwesenheiten.
Hinweis: Alle hier aufgeführten Tools bieten einen groben Überblick und erheben keinen Anspruch auf Vollständigkeit.