Gegenwärtig stellen wir fest, wie gut es ist, auf Online-Konferenzsysteme zurückgreifen zu können. Wir stellen aber auch fest, welche Defizite es bei der eigenen Videokonferenz-Technik sowie bei der Organisation und Durchführung von Online-Meetings gibt. Gleiches gilt für den Funktionsumfang und den Einsatz des jeweiligen Konferenzsystems sowie schlussendlich auch für die Sicherheit im Umgang mit der Technik bei den Teilnehmerinnen und Teilnehmern.
Die Vielfalt der Konferenzsysteme am Markt ist mittlerweile riesig und für Unerfahrene nur schwer überschaubar. Ich selbst habe bereits Systeme von folgenden Anbietern eingesetzt bzw. mit diesen gearbeitet:
- LogMeIn GoToMeeting
- Cisco WebEx
- Skype
- Vitero sowie
- edudip.
Welche Auswahlkriterien gilt es zu beachten?
Hier habe ich einige dieser Kriterien anhand von Fragen zusammengetragen. Sicher sind dies nicht alle, jedoch bieten diese einen guten Rahmen für die Auswahl- und Entscheidungsfindung.
Inhaltliche Kriterien
- Welchem Zweck soll das Konferenzsystem dienen (z. B. unternehmensinterne Meetings, Meetings mit wenigen oder Meetings mit vielen Kunden gleichzeitig)?
- Wie viele Teilnehmende will ich integrieren?
- Inwieweit benötige ich daher unterschiedliche Rollen in den Meetings (z. B. für Organisation, Moderation oder als Referentin bzw. Referent)? Soll ein Wechsel dieser Rollen während des Meetings einfach möglich sein?
- Was sollen die Teilnehmenden gemeinsam tun können (z. B. bearbeiten von Dateien, beantworten von Befragungen, nutzen von bereitgestellten Unterlagen)?
Technische Kriterien
- Welche technischen Gegebenheiten liegen derzeit in meinem Unternehmen vor? Welche technischen Voraussetzungen müssen für das Konferenzsystem gegeben sein (z. B. Muss die Meeting-Software bei allen Teilnehmenden auf dem Rechner vorhanden sein?)
- Welchen Datenschutzanforderungen muss das Konferenzsystem gerecht werden?
- Wie stabil läuft die Software? Wie gut sind Bild- und Tonqualität?
- Wie soll das Handling zum Einladen von Teilnehmenden sein? Wie sieht es mit dem Teilnehmermanagement im Vorfeld und nach dem Meeting aus?
- Will ich Application Sharing verwenden?
- Soll der Up- und Download von Unterlagen während der Konferenz möglich sein?
- Soll das Konferenzsystem einen Chat zwischen den Teilnehmenden bieten?
- Soll eine Aufzeichnung des Meetings möglich sein, um diese später noch einmal zu nutzen (z. B. für Abwesende)?
Wenn Sie sich einen Überblick verschaffen wollen, dann finden Sie diesen im Artikel der PC-WELT.
Mein Fazit
Es gibt aus meiner Sicht nicht „DAS“ Videokonferenzsystem. Vielmehr gibt es Konferenzsysteme, die für ganz unterschiedliche Anwendungsfälle geeignet sind. Die Spannweite von einem besseren Videotelefonat bis hin zu einer online moderierten Kreativ- bzw. Projektbesprechung ist enorm.