Ein guter Onboarding-Prozess beginnt mit der Vertragsunterschrift und endet mit der Probezeit. Das trifft auch auf Ihre Auszubildenden zu. Somit sind die meisten Unternehmen mitten im Preboarding, denn im Optimalfall sind die Ausbildungsverträge „unter Dach und Fach“.
Der Zeitraum von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag ist gerade bei den Auszubildenden besonders wichtig. Viele überlegen noch, ob sie nicht ein besseres Ausbildungsangebot erhalten oder ein Studium aufnehmen. In diesem Zeitraum können Sie als Unternehmen viel tun, um die Bindung zum Unternehmen zu stärken. Mögliche Maßnahmen sind:
- Stellen Sie den neuen Auszubildenden eine „Willkommensmappe“ bereit, die alle Informationen zum ersten Ausbildungstag beinhaltet.
- Bieten Sie Hilfe bei Formalitäten und Organisation rund um die Aufnahme der Ausbildung an. Hierzu gehören z. B. Fragen zur Krankenkasse und notwenigen Versicherungen oder die Suche nach einer geeigneten Unterkunft.
- Versenden Sie Glückwünsche zu Geburtstagen, die in diesem Zeitraum liegen.
- Insofern Sie Auszubildende mit einem Förderbedarf eingestellt haben, können Förderungen wie die „Assistierte Ausbildung“ der Agentur für Arbeit bereist vor offiziellem Ausbildungsstart beginnen.
- „Öffnen“ Sie Feste und Firmenevents für die neuen Auszubildenden.
- Informieren Sie über Ansprechpartner:innen und bieten Sie die Möglichkeit, bei auftretenden Fragen zu diesen bereits vor der Ausbildung Kontakt aufzunehmen.
Der erste Tag und die erste Woche sind extrem wichtig, damit das Onboarding tatsächlich gelingt. Jeder kennt selbst diese Situation. Man ist neu. Man kennt die anderen nicht. Man weiß nicht, wie das Umfeld genau aussieht. Überlegen Sie, wie Sie die Ängste der Auszubildenden vor dem Neuen und vielleicht auch Ungewissen reduzieren können. Wie können die ersten Tage ein unvergessliches oder positives Ereignis für die „Neuankömmlinge“ werden. Geeignete Maßnahmen in dieser Begrüßungsphase sind:
- Überreichen Sie eine persönliche „Willkommensmappe“ an jeden Auszubildenden.
- Organisieren Sie einen Teamtag oder sogar eine Begrüßungswoche mit allen Auszubildenden.
- Führen Sie eine Unternehmensrallye oder eine Schnitzeljagd durch, bei der die Auszubildenden die verschiedenen Bereiche auf spielerische Art und Weise kennenlernen.
- Organisieren Sie ein gemeinsames Frühstück, an dem die Eltern teilnehmen können.
- Stellen Sie den Auszubildenden alle wichtigen Ansprechpartner:innen persönlich vor.
- Überreichen Sie den Auszubildenden ein „cooles“ Willkommensgeschenk.
- Stellen Sie jedem Auszubildenden einen Paten zur Verfügung. Dies sind im Optimalfall Auszubildende aus dem zweiten oder dritten Lehrjahr.
Die letzte Onboardingphase läuft bis zum Ende der Probezeit.
Oft treten in dieser Phase Ereignisse auf, die zu einem Ausbildungsabbruch führen. Wichtig ist es Ursachen hierfür zeitnah zu lokalisieren und diesen dann zielgerichtet entgegenzuwirken. Geeignete Maßnahmen sind:
- das Durchführen von regelmäßigen Feedback- und Reflexionsgesprächen (nach der ersten oder der zweiten Woche, nach ca. der Hälfte der Probezeit und am Ende der Probezeit),
- das Bereitstellen eines Mentors und/oder eines Paten,
- das Einholen von externer Hilfe, falls Sie bei Auszubildenden Förderbedarf erkennen (Umgang mit Kolleg:innen, Probleme in der Berufsschule, Sprachprobleme),
- das Sicherstellen eines wertschätzenden Umgangs der Kolleg:innen mit den Auszubildenden und
- ein enger Kontakt zur Berufsschule bzw. deren Ausbildungspersonal.
Hier finden Sie weiterführende Informationen zum Onboarding:
- Fördermaßnahmen in der Ausbildung (www.kofa.de)
- Checkliste Ausbildungsstart (www.kofa.de)
- Checklisten für den ersten Arbeitstag (www.perwiss.de)