Online-Meetings sind gegenwärtig einer der wichtigsten Kommunikationskanäle in Teams. Jedoch sind diese oft noch ziemlich unorganisiert und unkoordiniert. Immer wieder beobachte ich in Online-Meetings folgende Verhaltensweisen:
- Mehrere Personen reden auf einmal.
- Teilnehmende fallen sich gegenseitig ins Wort.
- Lange Pausen entstehen, weil nicht klar ist, wer gerade das Rederecht hat.
Diese Verhaltensweisen kennt man auch aus „normalen“ Meetings, jedoch sind dieser in Online-Meetings bedeutend häufiger und kritischer in der Wirkung.
Mit ein paar einfachen Tipps und Tricks lässt sich hier Abhilfe schaffen. Grundsätzlich ist es sinnvoll, dass außer der/dem Moderator*in alle Teilnehmenden in Online-Meetings stummgeschaltet sind und das Rederecht von diesem zugewiesen bekommen.
1. Sind die Teilnehmenden per Webcam zugeschaltet
- Melden Sie sich sichtbar wie in einem normalen Meeting per Handzeichen oder halten Sie ein vereinbartes Zeichen (z. B. eine Moderationskarte) sichtbar für alle Teilnehmenden hoch.
2. Findet das Online-Meeting ohne Webcam und Zuschaltung der Teilnehmenden statt.
- Signalisieren Sie den Moderierenden durch Aufheben der eigenen Stummschaltung, dass Sie einen Redebeitrag leisten möchten.
- Senden Sie sichtbar für alle Teilnehmenden Nachrichten im Chat, wenn Sie sich zu Wort melden möchten.
3. Tipps, die mit und ohne Webcam funktionieren.
- Sofern das Konferenzsystem diese Funktion ermöglicht, kann das Handzeichen auch digital (z. B. Meldefunktion) dem Moderierenden und den anderen Teilnehmenden signalisiert werden.
- Wenn Sie einen Redebeitrag beendet haben, schließen Sie mit den Worten: „Ich übergebe das Wort an …“
- Wenn alle Teilnehmenden sich zu einem Aspekt äußern sollen, dann kann der/die Moderierende die Teilnehmenden z. B. in alphabetischer Reihenfolge um ihren Beitrag bitten (z. B. beim Feedback am Abschluss eines Meetings).
Mein Fazit: Vereinbaren Sie grundsätzliche Rederegeln in dauerhaft zusammen arbeitenden Teams. In anderen Online-Meetings stimmen Sie die Rederegeln am besten zu Beginn des Meetings ab oder senden Sie diese den Teilnehmenden mit der Einladung zu.