Gibt es eigentlich auch Offboarding?

Diese Frage ergab sich letztens in einer Diskussionsrunde, die ich mit Personalverantwortlichen zum Thema „Onboarding“ führte. Die Frage, kann eindeutig mit „JA“ beantwortet werden. Sicher sind sich viele Unternehmen nicht bewusst, was sie in diesem Bereich unternehmen. Andere lassen es schlicht einfach weg. Ich bin davon überzeugt, dass sich professionales „Offboarding“ – kurz der professionell organisierte Austritt von Mitarbeiter*innen aus dem Unternehmen langfristig auszahlt und auch ein Aspekt von guter Arbeit ist.

Dazu möchte ich ganz kurz die vier wichtigste Fälle nennen, die zum Austritt von Beschäftigten aus dem Unternehmen führen können.

• Fall 1: Altersbedingtes Ausscheiden aus dem Unternehmen
• Fall 2: Ende eines befristeten Arbeitsverhältnisses
• Fall 3: Kündigung seitens des Unternehmens
• Fall 4: Kündigung durch den/die Mitarbeiter*in

In allen Fällen lohnt sich ein Offboarding!

Warum macht ein begleiteter und organisierter Austrittsprozess Sinn?

Hierzu könnte man folgende Leitsätze anbringen:

• „Man sieht sich immer zweimal im Leben!“             Mitarbeiter*innen, die aus persönlichen Gründen das Unternehmen verlassen (z. B. Veränderung des Wohnortes, Änderung der Karriereperspektive, Tätigkeit im Ausland), entscheiden sich vielleicht zu einem späteren Zeitpunkt wieder an die „alte Wirkungsstätte“ zurückzukehren. In diesem Fall ist ein Wiedereinstieg bedeutend einfacher und Arbeitgeber erhalten Mitarbeiter*innen, bei denen sie wissen woran sie sind. Aber besonders wichtig: Die ausgetretenen Mitarbeiter*innen wirken als positive Imageträger.
• „Der letzte Eindruck zählt!“ Social Media, Arbeitgeberbewertungsportale und Co. bieten die Möglichkeit, sich entweder über den Arbeitgeber „auszulassen“ oder dort positive Bewertungen zu hinterlassen. Dabei kann der letzte Eindruck besonders wichtig sein, den Sie als Arbeitgeber vermitteln. Denn Mund zu Mund Propaganda wirkt! Was kann es Besseres geben, wenn altersbedingt ausgeschiedene Mitarbeiter*innen ihren Enkelkindern zur Bewerbung als Auszubildende bei ihrem ehemaligen Arbeitgeber raten.
• „Was Ihnen gefallen hat, das erzählen Sie bitte weiter, was Ihnen nicht gefallen hat, das nennen Sie bitte mir!.“ Gerade bei einer Kündigung seitens des/der Mitarbeiter*in ist es wichtig zu erfahren, was die Austrittsgründe sind. Durch strukturierte Gespräche können Sie hier fast immer Ansatzpunkte zur internen Verbesserung finden. Es soll schon vorgekommen sein, dass solch offenes Gespräch dazu geführt hat, den/die Mitarbeiter*in doch noch zu halten.

Hinzu kommt, dass ein gut gestalteter Austrittsprozess auch eine besonders wertschätzende Maßnahme ist. Stellen Sie sich vor, Sie sind lange Zeit in einem Unternehmen beschäftigt und dann ist der Eintritt in den Ruhestand mit einem „nimm Deinen Hut und geh“ verbunden.

Welche konkreten Maßnahmen können Sie als Unternehmen umsetzen?

Gute Austrittsprozesse kommen nicht nur bei den ausscheidenden Personen gut an. Sie setzen auch positive Signale bei der Belegschaft. Nachfolgend finden Sie sieben Hinweise, was Sie konkret tun können.

1. Führen Sie strukturierte Austritts- oder Abschiedsgespräche durch. In der Praxis bewährt haben sich diese bei befristeten Beschäftigten als sogenannte Perspektivgespräche. Auch Gespräche mit Beschäftigten, die vor dem Ruhestand stehen, machen Sinn. Einerseits gibt es ältere Beschäftigte, die ggf. bereits früher aus dem Unternehmen ausscheiden möchten. Andere wiederum möchten gern länger als „eigentlich“ geplant im Unternehmen verbleiben.
2. Gestalten Sie einen würdigen bzw. angemessenen Abschied. Meist werden diese Abschiede von Kolleg*innen organisiert. Kommen Sie hinzu. Je nach Austrittsgrund sind Geschenke, Aufmerksamkeiten und auch eine persönliche Karte mit Zukunftswünschen angebracht.
3. Richten Sie ein Ehemaligen-Netzwerk ein! Dies kann einerseits über digitale Medien geschehen. Andererseits können Sie Treffen von Ehemaligen organisieren. Gerade sich in Ruhestand befindende Beschäftigte freuen sich, wenn diese an Firmenfeiern oder -events angebunden sind. Vielleicht übernehmen diese sogar Patenschaften oder die Betreuung von Auszubildenden.
4. Stellen Sie ein aussagefähiges Zeugnis aus! Zeugnisse ausstellen bedeutet viel Arbeit. Jedoch ist auch dies eine wertschätzende Maßnahme und letztendlich gesetzliche Vorgabe. Bei der Übergabe des Zeugnisses können Sie den/die Mitarbeiter*in ggf. bitten, eine Bewertung auf dem von Ihrem Unternehmen genutzten Arbeitgeberportal zu hinterlassen.
5. Sorgen Sie für die Wissenssicherung! Nicht zu unterschätzen ist der mögliche Verlust von Wissen, das austretende Beschäftigte „mitnehmen“ ohne dies zu übergeben. Dieses Wissen kann durch die strukturierte Dokumentation und Übergabe von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Rahmen des Austrittsprozesses gesichert werden. Beachten Sie: keine Wissenskette kann halten, wenn die Kettenglieder nicht ineinandergreifen, beachten Sie daher Übergabezeiten.
6. Achten Sie auf eine angemessene interne und externe Kommunikation! Um Gerüchte und auch Ängste zu vermeiden, sollten die Kolleg*innen frühzeitig informiert werden. Achten Sie auch darauf, dass klar ist, welche Botschaften zu welchem Zeitpunkt und von wem an Kunden und externe Kooperationspartner gesendet werden.
7. Vergessen Sie die Technik und Berechtigungen nicht! Aus Datenschutzgründen sind Accounts und Zugänge von ausscheidenden Mitarbeiter*innen zu löschen. Denken Sie an die Weiterleitung von E-Mails oder andere eingehende Informationen, die die ausgeschiedenen Personen nicht mehr beantworten können.

Mein Fazit: Ein professionelles Offboarding trägt einerseits dazu bei, ein positives Arbeitgeberimage nach innen und nach außen auf- bzw. auszubauen. Andererseits hilft es, Verbesserungspotenziale für die Organisationsentwicklung und die Mitarbeiterbindung zu erschließen.